Whatsapp Müşteri İletişim Hattı Aydınlatma Metni

Aydınlatma Metni Amacı ve Kapsamı

Sporthink’e yönelik sipariş destek, ürün, iade talepleriniz ile her türlü görüş ve önerilerinizi telefon, e-posta ve fiziki başvuru gibi alternatif kanallar üzerinden de iletebilirsiniz. Şirketimiz tarafından sunulan WhatsApp müşteri iletişim hattı, siz değerli müşterilerimiz bakımından hızlı destek almak amacıyla tamamen tercihe bağlı (opsiyonel) bir iletişim kanalıdır.

WhatsApp, yurt dışı menşeli bir mesajlaşma uygulaması olduğundan, bu kanalın kullanılması halinde tarafınızca paylaşılan mesaj içerikleri, telefon numarası, profil bilgisi, tarih-saat bilgileri ile tarafımıza ilettiğiniz fotoğraf/video/belge gibi kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması söz konusu olacaktır. Bu nedenle, sipariş ve destek süreçlerinin çözümü için zorunlu olmadıkça; özel nitelikli kişisel verilerinizi (sağlık verisi vb.), kredi kartı/banka hesap bilgilerinizi, üçüncü kişilere ait verileri ve gereksiz kişisel bilgileri bu kanal üzerinden paylaşmamanız önemle hatırlatılır.

WhatsApp kanalını kullanmak istememeniz veya verilerinizin yurt dışına aktarılmasını tercih etmemeniz halinde Şirketimize aşağıdaki alternatif kanallar üzerinden güvenle başvurabilirsiniz:

· 0 232 442 07 07 numaralı Müşteri Hizmetleri telefon hattımız üzerinden,

· Aras plaza, Bucaosb Mahallesi Yahya Kemal Beyatlı Cad. Numara: 102, D:4. kat, 35400 Buca/İzmir adresine şahsen veya yazılı başvuru ile,

· [email protected] adresine e-posta yoluyla başvuruda bulunabilirsiniz.

Sporthink, WhatsApp hattı üzerinden iletilen verileri; müşteri taleplerinin ve şikayetlerinin alınması, sipariş/iade/değişim süreçlerinin yönetilmesi, talebin ilgili departmanlara yönlendirilmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlanması amaçlarıyla işlemektedir.

Veri Sorumlusu

Şirket Unvanı: DOĞUKAN SPOR MALZEMELERİ SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

(Veri Sorumlusu işbu Aydınlatma Metni kapsamında “Firma veya Sporthink” olarak anılacaktır.)

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Şirketimiz (Sporthink) tarafından WhatsApp müşteri iletişim hattı üzerinden ilettiğiniz sipariş destek, iade/değişim, şikâyet, talep ve öneriler kapsamında; sözlü, yazılı veya elektronik ortamda, tamamen/kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır. Bu kapsamda; WhatsApp üzerinden gönderdiğiniz mesajlar, telefon numaranız, profil bilgileriniz, mesaj içerikleri, tarih-saat bilgileri ile tarafınızca (ürün defosu, yanlış teslimat görseli, iade kodu vb. sebeplerle) iletilen fotoğraf, video, ses kaydı ve belge ekleri işleme faaliyetimize konu olmaktadır. Ayrıca, müşteri talebinizin Şirketimizin iç kayıt sistemlerine (CRM, e-ticaret altyapısı vb.) aktarılması ve ilgili departmanlara (Müşteri Hizmetleri, Lojistik, Muhasebe vb.) yönlendirilmesi süreçlerinde de verileriniz işlenmeye devam eder.

Kişisel verileriniz, mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre boyunca dijital ve/veya fiziki ortamda muhafaza edilmektedir. Söz konusu veriler, KVKK’nın 5. maddesinde öngörülen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

· KVKK m.5/2-c (Sözleşmenin Kurulması veya İfası): Sipariş süreçlerinin yönetimi, ürün teslimatı, cayma hakkının kullandırılması, iade ve değişim gibi Kullanıcı/Mesafeli Satış Sözleşmelerinden doğan yükümlülüklerimizin doğrudan yerine getirilmesi için zorunlu olması durumunda.

· KVKK m.5/2-ç (Hukuki Yükümlülük): 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve mali mevzuat (fatura iptali/düzenlenmesi vb.) kapsamındaki yasal yükümlülüklerimizin ifası için zorunlu olması durumunda.

· KVKK m.5/2-e (Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması): Şirketimizin olası tüketici uyuşmazlıklarında (Tüketici Hakem Heyeti/Tüketici Mahkemesi süreçleri) haklarını koruyabilmesi, savunma hakkını kullanabilmesi ve idari/yargısal süreçlerde yasal delil oluşturabilmesi için zorunlu olması durumunda.

· KVKK m.5/2-f (Meşru Menfaat): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla; müşteri destek operasyonlarının yürütülmesi, hizmet kalitesinin ölçülmesi, ticari faaliyetlerimizin sürekliliğinin sağlanması ve genel müşteri memnuniyetinin artırılması için zorunlu olması durumunda.

Önemli Not – WhatsApp Kanalı ve Yurt Dışına Aktarım Riski: WhatsApp, sunucuları yurt dışında bulunan bir mesajlaşma uygulamasıdır. Bu kanalı kullanmanız halinde, teknik altyapı gereği verilerinizin yurt dışına aktarılması söz konusu olacaktır. WhatsApp hattı zorunlu bir müşteri hizmetleri kanalı değildir; Şirketimize alternatif iletişim kanalları (0 232 442 07 07 çağrı merkezi, [email protected] e-posta adresi) üzerinden de güvenle başvurabilirsiniz. Bu hattı kendi özgür iradenizle kullanmanız halinde, yurt dışı kaynaklı aktarım riski konusunda aydınlatıldığınız kabul edilir. Şirketimiz, aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza süreçlerini birbirinden bağımsız ve ticari dürüstlük kuralları çerçevesinde titizlikle yürütmektedir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

Kişisel verileriniz, Şirketimiz (Sporthink) tarafından 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlenmekte olup, WhatsApp müşteri iletişim hattı üzerinden ilettiğiniz sipariş destek, iade/değişim, talep, şikâyet ve ekler kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel verileriniz toplanabilmektedir:

· Kimlik: Ad, soyad ve (tarafınızca fatura iptali veya iade işlemleri için mesaj içeriğinde paylaşılması hâlinde) T.C. kimlik numarası veya kimliğinizi teyit etmeye yarayan diğer bilgiler.

· İletişim: WhatsApp üzerinden otomatik olarak paylaşılan telefon numaranız ile kargo/teslimat süreçleri için tarafınızca iletilen e-posta adresi, teslimat veya fatura adresi bilgisi.

· Müşteri İşlem / Talep İçeriği: Bildirim kapsamında paylaştığınız sipariş numarası, ürün detayları (marka, beden, renk), kargo takip bilgileri, iade/değişim sebepleri, müşteri talebi açıklamaları ve bunlara ilişkin her türlü yazılı içerik bilgisi.

· Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Ürün defosu, yanlış/eksik teslimat, hasarlı kargo paketleri veya iade süreçlerini kanıtlamak/hızlandırmak amacıyla WhatsApp hattı üzerinden ilettiğiniz ürün fotoğrafı, video ve (göndermeniz halinde) ses kayıtları.

· Finans (İhtiyaç Halinde): İade veya değişim işlemlerinden doğan bakiye ödemelerinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla tarafınızca kendi özgür iradenizle paylaşılan IBAN, banka hesap bilgileri veya dekont/fatura görselleri.

· İşlem Güvenliği: Dijital iletişim sürecinde teknik olarak oluşan; mesaj gönderim tarih-saat bilgileri, işlem kayıtları ve WhatsApp arayüzünden kaynaklanan teknik veriler.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler Hakkında Önemli Uyarı: WhatsApp müşteri iletişim hattımız üzerinden kural olarak özel nitelikli kişisel veri paylaşılmaması esastır. Müşterilerimiz tarafından şikâyet/destek süreçleriyle bağlantılı olarak dahi olsa sağlık verisi (örneğin; ortopedik rahatsızlıklar, cilt hassasiyetleri, alerji durumları vb.) veya başkaca bir özel nitelikli kişisel veri paylaşılması hâlinde; bu veriler Şirketimiz tarafından açıkça talep edilmemiş olup, KVKK veri minimizasyonu ilkesi gereği bu tür hassas bilgileri bu kanal üzerinden kesinlikle paylaşmamanızı önemle rica ederiz.

Toplanan kişisel verilerinizin işlenme amaçları;

Toplanan kişisel verileriniz (Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Finans, İşlem Güvenliği ile Görsel ve İşitsel Kayıtlar); KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen şartlar dâhilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

· Talep, Şikâyet ve Destek Süreçlerinin Alınması: WhatsApp hattı üzerinden iletilen sipariş, ürün, iade/değişim talepleri ile mesaj, fotoğraf, video ve belgelerin teslim alınması, resmi müşteri destek kaydının oluşturulması.

· Süreçlerin Değerlendirilmesi ve Yönlendirilmesi: İletilen talebin konusuna göre Şirketimizin ilgili departmanlarına (Müşteri Hizmetleri, E-Ticaret, Lojistik/Depo, Muhasebe vb.) yönlendirilmesi ve çözüm akışının başlatılması.

· Satış Sonrası Destek ve Operasyonların Yürütülmesi: Kargo/teslimat süreçlerinin takibi, hasarlı/kusurlu ürün incelemelerinin yapılması, iade ve değişim taleplerinin değerlendirilerek sonuçlandırılması.

· İletişim Süreçlerinin Yürütülmesi: Gerekli hâllerde müşteriyle doğrudan iletişime geçilmesi, eksik bilgi/belge (örn. IBAN, kargo iade takip numarası) talep edilmesi ve sürecin sonucu hakkında şeffaf bilgilendirme yapılması.

· Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi: İptal ve iade süreçlerinden doğan para iadelerinin hesaba aktarılması ile fatura düzenleme/iptal süreçlerinin muhasebeleştirilmesi.

· Mevzuata Uyum ve Arşivleme: 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği ve ticari mevzuat uyarınca kayıt tutma, yasal saklama sürelerine uygun arşivleme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

· Hukuki Hakların Korunması ve Denetim: Olası müşteri uyuşmazlıklarında (Tüketici Hakem Heyetleri, Mahkemeler vb.) ve yetkili kamu kurumlarınca yapılacak denetimlerde bilgi sunulması, Şirketimizin haklarının tesisi, savunulması ve ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi.

· Bilgi Güvenliği ve Süreç İyileştirme: WhatsApp üzerinden alınan verilerin Şirketimizin güvenli müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve e-ticaret altyapılarına aktarılması, veri güvenliği tedbirlerinin uygulanması ve müşteri temsilcisi performansının/hizmet kalitesinin artırılmasına yönelik analizlerin yapılması.

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

KVKK ve ilgili mevzuat uyarınca, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak suretiyle kişisel verileriniz; yalnızca "İşlenme Amaçları" başlığında belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

· Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Yargı Mercileri: Mevzuattan kaynaklanan bildirim, resmî raporlama ve denetim yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ile yasal uyuşmazlıkların çözümü amacıyla Ticaret Bakanlığı, Tüketici Hakem Heyetleri, Tüketici Mahkemeleri, Vergi Daireleri, emniyet birimleri ve diğer yetkili idari/adli makamlara,

· İş Ortakları ve Tedarikçiler: Sipariş ve ürün teslimat/iade süreçlerinin fiilen yürütülebilmesi amacıyla anlaşmalı kargo şirketlerine; iade ve iptal işlemlerinden doğan bakiye aktarımlarının gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili bankalara ve ödeme kuruluşlarına,

· Hizmet Sağlayıcılar ve Veri İşleyenler: Müşteri ilişkileri süreçlerinin yönetilmesi, WhatsApp hattının teknik entegrasyonu, mesajların Şirketimizin güvenli müşteri destek (CRM) sistemlerine aktarılması ve genel bilişim desteği alınması amaçlarıyla, veri işleyen sıfatıyla hizmet aldığımız bilişim şirketlerine ve yazılım altyapı sağlayıcılarına,

· Hukuki ve Mali Danışmanlar: Şirketimizin ticari faaliyetlerinin mevzuata uygun yürütülmesi ve olası uyuşmazlıklarda hukuki haklarımızın korunması ile savunma hakkımızın kullanılması amacıyla avukatlık ortaklıkları ile mali müşavirlere.

Yurt dışına aktarım:

Şirketimiz, kişisel verilerinizi kendi kurumsal sistemleri üzerinden ayrıca yurt dışına aktarmamayı esas almaktadır. Bununla birlikte, bu iletişim hattının WhatsApp uygulaması üzerinden kullanılması halinde; söz konusu uygulamanın teknik altyapısı ve sunucularının yurt dışı menşeli olması nedeniyle, paylaştığınız mesaj ve eklerin yurt dışına aktarılması durumu doğabilecektir. Bu nedenle WhatsApp kanalı tamamen tercihe bağlı olup; verilerinin yurt dışı sunucularında işlem görmesini istemeyen müşterilerimiz için alternatif başvuru yolları (Telefon, E-posta, Şahsen Başvuru) metnin girişinde sunulmaktadır.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Şirketimizin tabi olduğu ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri ile yasal zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenmekte ve muhafaza edilmektedir. Mevzuatta saklama süresine ilişkin bir değişiklik yapılması hâlinde, güncel yasal süreler esas alınır.

Kişisel verileriniz; amaçla sınırlılık ve gerekli süre kadar muhafaza ilkeleri gereğince, açıklanan amaçların yerine getirilmesi için gerekli süre ile sınırlı olarak; ayrıca Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun başta olmak üzere ilgili ticari/mali mevzuat kapsamında saklanması zorunlu olan kayıtlar bakımından kanunlarda öngörülen süreler boyunca muhafaza edilir.

Saklama süresinin sona ermesi ve/veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 7. maddesi ve ilgili yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Şirketimizin Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca periyodik imha süreleri dahilinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kişisel verilerinizin saklama sürelerine ilişkin daha detaylı bilgi almak isterseniz, “İlgili Kişinin Hakları” bölümünde yer alan başvuru kanalları üzerinden Şirketimize başvurabilirsiniz.

İlgili kişinin Haklarını Kullanması

İlgili kişi olarak; 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenme amacını bilme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini talep etme gibi haklara sahipsiniz.

Bu haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümlerine uygun olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle Şirketimize iletebilirsiniz:

· Yazılı Başvuru: Islak imzalı bir dilekçe ile "Bina: Aras plaza, Bucaosb Mahallesi Yahya Kemal Beyatlı Cad. Numara: 102, D:4. kat, 35400 Buca/İzmir" adresine şahsen teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilirsiniz.

· Elektronik Başvuru: Şirketimiz sistemlerinde daha önceden kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle [email protected] adresine e-posta yoluyla iletebilirsiniz.

Hak kullanımınıza ve başvuru süreçlerine ilişkin daha kapsamlı ve teknik düzenlemeler Sporthink Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü’nde yer almaktadır. Şirketimize ulaşan geçerli talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.